In Zeiten von Videotelefonie und Whatsapp sollte man meinen, dass man keine Büros mehr bräuchte. Doch trotz der Technik funktioniert es nicht so, wie man es sich vorstellt. Denn eines ist sicher und ich sage es immer wieder gerne, Digitalisierung braucht mehr Menschlichkeit und das ist das Hauptproblem, warum wir nicht alle auf Remote Working umstellen. Meine Erfahrungen aus fast 10 Jahren Remote Work, möchte ich hier mit euch teilen.

Oder als Podcast.

Tipp 1: Casual Outfit

Es ist verlockend. Wir können den Arbeitsweg sparen und dadurch länger schlafen. Da vor dem Computer eh keiner einen sieht, warum sollte man sich anständig anziehen? Für unsere Psyche ist es jedoch entscheidend sich etwas herauszuputzen. Ein oder zweimal kann man sicher darauf verzichten, wer aber längere Zeit von zu Hause aus arbeitet, der sollte sich unbedingt Casual kleiden.

Tipp 2: Morgenrituale

Nutze Morgenrituale, wie Frühstücken oder den Gang ins Bad und kombiniere es mit einem Spaziergang am Morgen. Wer sonst zur Arbeit geht, der hat in irgendeiner Form Bewegung. Und sei es nur, wenn er zum Auto läuft. Nimm dir fünf bis zehn Minuten Zeit und lauf um den Bock, damit du aus dem Haus kommst. Die Bewegung bringt den Kreislauf in Schwung und frische Luft gibt einen zusätzlichen Schub.

Tipp 3: Erreichbarkeit ist nicht gleich Verfügbarkeit

Der Vorteil von Homeoffice ist, dass man sich nicht an die üblichen Bürozeiten halten muss. Viele Arbeitgeber haben Angst, dass Mitarbeiter das ausnutzen. Oft sieht die Realität anders aus und die Mitarbeiter arbeiten sogar mehr und häufig ist der Druck bei den Mitarbeitern enorm hoch. Warum? Wenn man nicht sieht, dass jemand an seinem Platz sitzt, dann macht sich Misstrauen breit. Aber konsequent sich an die Bürozeiten zu halten ist nicht unbedingt förderlich, denn dann könnte man genauso gut ins Büro. Definiert also, wann ihr erreichbar (Kalender) seid und gebt live (im Chat, Intranet, etc.), ob ihr verfügbar seid.

Tipp 4: Reaktionszeiten definieren

Wer sofort eine Antwort braucht, der soll zum Telefon greifen. Für alle anderen Kanäle solltet ihr Reaktionszeiten definieren. Denn nur weil jemand im Chat oder Intranet ist, heisst das eben nicht, dass er verfügbar ist. Ist allen klar, dass man über bestimmte Kanäle nicht innert Sekunden antworten muss, nimmt das den Druck raus.

Tipp 5: Weekly-Video-Meeting

Einmal pro Woche ein Video-Meeting indem ihr die Woche plant ist unverzichtbar. Nehmt euch je nach Teamgrösse eine knappe Stunde Zeit und verteilt die Arbeiten im Team ein.

Tipp 6: Daylies oder Standups

Tauscht euch täglich über euren Fortschritt eurer Tasks aus. Nehmt euch dafür maximal 2-3 Minuten pro Teammitglied, damit es nicht zu lange dauert. Fokussiert euch auf die folgenden drei Fragen:

  • Was habt ihr erledigt?
  • Woran seid ihr gerade?
  • Kämpft ihr mit einer Herausforderung?

Tipp 7: Nutzt ein Videochat-Tool

Für die Weekly-Meetings oder Daylies solltet ihr euch sehen, nutzt deswegen einen Videochat-System. FaceTime oder Whatsapp reicht für zwei Personen aus. Sobald euer Team grösser ist, werdet ihr an eure Grenzen stossen. Meine Erfahrungen:

  • Google Hangout: Ich bin ein Google-Fan und finde es toll, dass es im Browser ohne Installation läuft. Es benötigt nur ein Google-Konto, was ohnehin fast jeder hat. Bei mehr als drei Teilnehmer stockt es oder friert ein. Für grössere und längere Meetings ist es nicht geeignet, ebenso wenig für Webinare.
  • Zoom: Mein Programm erster Wahl. Es braucht kein Konto, verfügt über ein enorm gutes Streaming und kommt fast immer Ruckelfrei aus. Auch bei schlechter Verbindung oder vielen Teilnehmern ist es zuverlässig. Gratis bis 45 Minuten-Meetings!
  • Skype: Sorry, hat für mich ausgedient. Die Integration und Abhängigkeit seit der Microsoft Integration macht das ganze Programm träge.

Tipp 8: Gutes Mikrofon

Notebook- oder Kamera-Mikrofone nehmen enorm viel Umgebungsgeräusche auf oder es kommt zur Rückkopplungen. Über schlechte Bildqualität kann man hinweg sehen, versteht man sein Gegenüber jedoch nicht oder kommt es zu störenden Geräuschen, wird kein digitales Meeting ein Erfolg.

Tipp 9: Mikrofon muten

In grösseren Meetings solltet ihr das Mikrofon stumm schalten und nur auf Knopfdruck eine Aufnahme zulassen. Die meisten Videotools fokussieren denjenigen, der redet - bzw. ein Geräusch macht. Gerade bei grösseren Meetings oder Präsentationen kann es störend sein, wenn wegen einem Geräusch der Redner unterbrochen wird.

Tipp 10: Blockzeiten für Mails

Ablenkung ist ein Produktivitätskiller und gerade im Büro haben alle immer und gerne Outlook im Hintergrund offen. Eine Mail ist zwar wichtig, aber selten dringend. Und falls doch, dann solltet ihr dem Absender beibringen, wie man dringende Anfragen kommuniziert. Egal... Ich empfehle euch, zwei mal pro Tag 30-60 Minuten Zeit zu nehmen, um eure Mails zu bearbeiten.

Tipp 11: "Nicht stören"-Modus

Damit ihr auch im Chat nicht gestört werdet, setzt euch auf "abwesend", wenn ihr konzentriert arbeiten wollt. Dadurch weiss der Versender, dass ihr unter Umständen nicht innerhalb der definierten Reaktionszeit antwortet.

Tipp 12: Nutzt ein Chatsystem

Wie ihr den vorgehenden Tipps entnehmen könnt, nutzt ein Chatsystem. Aber bitte nicht Whatsapp und vor allem keine Whatsapp-Gruppen. Wir haben davon eh schon zu viele. Meine Empfehlungen:

  • Slack: Sicher das am weitesten verbreitetste System. Bietet alles, was das Herz begehrt und ist in der gratis Version enorm gut nutzbar.
  • Microsoft Teams: Meiner Meinung nach schon standardmässig in Office 365 integriert und Microsoft legt aktuell sehr viel wert auf die digitale Zusammenarbeit. Mir fehlt noch die ein oder andere Funktion und machmal ist es kompliziert zu bedienen, erfüllt aber seinen Zweck.

‍Tipp 13: Sprachnachrichten

Ja, ihr habt richtig gehört! Whatsapp hat sie erfunden, in Slack fehlen sie standarmässig noch. Mit der Slack App Recordfy ist es trotzdem möglich. Egal in welchem System, sie sollten nicht länger als 45-Sekunden sein. Dann stört es auch nicht und man kann noch folgen und das Thema aufgreifen. Hin und wieder ist es einfacher und besser verständlich in gesprochenen Worten. Und im Notfall kann man ein Video machen ;-)

Tipp 14: Cloud Speicher

Damit man gleichzeitig an Dokumenten arbeiten kann und sich keine Sorgen machen muss, welche Datei die Aktuellste ist, braucht ihr entweder von Extern Zugriff auf eure Firmendaten oder einen Cloud Speicher. Sorgt dafür, dass ihr überall auf eure Daten zugreifen könnt. Meine Empfehlungen:

Tipp 15: Digitale Aufgabenverwaltung oder Projektmanagement

Weg mit Fresszetteln oder Papierchecklisten. Damit eure Kollegen Wissen, woran ihr arbeitet oder was der Stand ist, braucht ihr eine digitale Lösung, auf die euer Team zugreifen kann. Meine Empfehlungen:

  • Trello: Basiert auf Kanban und ist Gratis. Reicht in den meisten Fällen aus und ist gut für Teams.
  • Asana: Wer mehr Projektmanagement-Funktionen braucht ist mit Asana gut beraten.

Ich hoffe, dass ich euch dabei helfen kann, dass ihr besser ausserhalb des Büros arbeiten könnt. Wenn ihr Fragen oder Inputs habt, meldet euch bei mir.