Kostenlose Video-Meetings und Webinars: «Zoom» unter der Lupe

Software für Video-Konferenzen sind aus der heutigen, digitalisierten und globalen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. In Zeiten der Corona-Pandemie sind sie jedoch wichtiger denn je. «Zoom» zählt meines Erachtens zu den stabilsten und vielfältigsten Softwarelösungen für Video-Meetings. Was das Programm alles kann, wie ihr Zoom gratis nutzen könnt und weitere hilfreiche Tipps erfahrt ihr in diesem Artikel und natürlich auch in meinen Zoom-Tutorial-Videos.

‍Zoom kurz vorgestellt

Zoom zählt bei BEYONDER zu den wichtigsten Werkzeugen. Ich nutze die Software für Video-Konferenzen fast täglich. Mal, um mit einem Kunden beim kurzen Video-Chat ein paar Punkte zu klären. Mal, um im Rahmen von Webinaren in verschiedenen Hochschulen zu unterrichten. Das ginge sicherlich mit anderen Software-Lösungen wie Skype, Google Hangouts, WhatsApp & Co. auch, doch Zoom hat mich aber von Beginn an überzeugt. Es läuft sicher und hat viele nützliche Zusatzfunktionen, die andere Tools nur teilweise oder gar nicht anbieten. Zum Beispiel:

• Diverse Aufzeichnungsfunktionen (Zu jedem Video wird eine Audio-Datei aufgezeichnet: ideal für Podcasts)
• Möglichkeit der Bildschirmfreigabe und -übernahme.
• Übersichtliche Planungs-Tools
• Teilnahme an Video-Meetings ist per Desktop, Mobil-Geräten oder Smartphone möglich
• U.v.m.

Kostenlose Online-Meetings durchführen mit Zoom

Obendrein lässt sich die Basic-Version von Zoom für Online-Meetings kostenlos nutzen. Und zwar für Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern bei einer maximalen Gesprächsdauer von 40 Minuten. Für den Video-Austausch mit einer Person ist die Dauer sogar unbegrenzt.

Ein wichtiger Pluspunkt von Zoom ist, dass ihr kein Konto benötigt, um die Software zu nutzen. Alles was ihr braucht, ist ein Link. Diesen bekommt ihr vom Host zugeschickt. Einmal angeklickt, werdet ihr aufgefordert, die App herunterzuladen. Ist die Datei geöffnet, könnt ihr euch online über Zoom austauschen.

Sobald der Host das Meeting beginnt, erhalten die Teilnehmer ein Passwort, mit dem sie dann Zugang zur Videokonferenz erhaltet. Man kann sich dann entscheiden, ob man mit Video oder nur via Audio teilnehmen möchte.

Wichtig: Zoom fragt euch, ob ihr im Vorfeld eure Audio-Verbindung testen möchtet. Macht das unbedingt! Wenn alles passt, tretet per «Computer-Audio» bei und schon geht’s los.

Zoom in Aktion: Die Funktionalitäten

Zoom lässt sich auf jedem Endgerät leicht installieren und nutzen. Das Streaming der Videos funktioniert im Vergleich zu anderen Apps fast immer reibungslos.

Über das «Control-Panel» im unteren Bildschirmrand könnt ihr schalten und walten. Hier lässt sich unter anderem die Video-Funktion justieren, der Ton regulieren, und so weiter. Die häufigsten Probleme, die in jeder Video-Konferenz auftreten können, beziehen sich auf das Senden und Empfangen von Bild und Ton. Darauf gehe ich im weiteren Verlauf des Artikels noch genauer ein.

Im Bereich «Administration» könnt ihr zum Beispiel mit einem Klick alle Teilnehmer sehen und – wenn ihr wollt – einzeln auf «Stumm» schalten. Zudem könnt ihr auch weitere Personen einladen.

Cool ist vor allem die Option der Bildschirmfreigabe! So könnt ihr beispielsweise auf einem Whiteboard eure Ideen quasi live verbildlichen oder sogar anderen Teilnehmern Zugang zu eurem Rechner erteilen. Besonders wenn ihr mal Tech-Support braucht, ist diese Funktion genial.

Des Weiteren könnt ihr über die Chat-Funktion entweder mit der ganzen Gruppe oder auch nur mit einer Person chatten. Zudem könnt ihr die Session auch aufzeichnen, wenn euch der Host dazu berechtigt. Last but not least könnt ihr mittels Emojis eure Meinung in Kurzform weitergeben. Gerade bei grossen Meetings hat dies seine Vorteile.   

Mikrofon-, Audio- & Videoprobleme beheben

Damit bei eurem ersten Video-Meeting aus technischer Sicht nichts in Wasser fällt, solltet ihr unbedingt den Sound und die Videoübertragung checken. Dies sind, wie bereits erwähnt, die häufigsten Problemquellen bei Video-Konferenzen.

Ein einfacher Weg, um das zu tun, führt über ein sogenanntes Test-Meeting. Um diesem beizutreten, gebt einfach zoom.us/test in euer Browser-Fenster ein. Oder benutzt den Support-Link im Footer der Zoom-Website.

Mikro & Lautsprecher / Kopfhörer

Die erste Frage, die euch gestellt wird, ist, ob ihr einen Klingelton hört. Klickt auf «Nein», damit das Programm automatisch eure Lautsprecher testet. Solltet ihr immer noch nichts hören, dann liegt das Problem wahrscheinlich an eurer Hardware (Speaker und/oder Kopfhörer).

Der nächste Schritt führt euch zum Mikrofon-Test. Was ihr nun sagt (oder singt) wird von Zoom aufgenommen und wiedergegeben. Wenn ihr nichts hört, dann checkt auch hier zunächst alle Verbindungen und die Hardware.

Ist alles im Lot, könnt ihr nun über «Per Computer dem Audio beitreten» am Test-Meeting teilnehmen. Schaut mal unten links auf das Mikrofon. Wenn dieses beim Sprechen ausschlägt, ist eure Hardware in Ordnung. Ist dies nicht der Fall, könnt ihr im Pop-Up-Menü neben dem Mikro-Icon weitere Möglichkeiten ausprobieren. Das gilt auch für eure Lautsprecher / Headsets.

Auch hier könnt ihr über das «Kamera-Icon» überprüfen, ob eure Video-Funktion läuft. Sollte das nicht der Fall sein, geht die verschiedenen Optionen im Pop-Up-Menü durch.

Wenn das alles nicht greift, liegt der Hund tiefer begraben. In diesem Fall solltet ihr euren IT-Support kontaktieren.

Wichtige Zoom-Funktionen als Host freischalten

Wenn ihr als Gastgeber eine Video-Konferenz auf Zoom hostet, steht euch eine ganz Bandbreite an grossartigen Funktionen zur Verfügung. Welche das sind und wie ihr sie nutzen könnt, möchte ich euch an dieser Stelle etwas näherbringen.

Grundsätzlich empfiehlt es sich, diese Funktionen vor eurem ersten Zoom-Meeting zu aktivieren. Dazu geht ihr auf euer Profil und klickt links auf «Einstellungen».

• Als erstes ist es von Vorteil, wenn ihr sowohl «Moderatorenvideo» und «Teilnehmervideo» aktiviert. Somit müssen die Teilnehmer weniger von ihrer Seite aus tun, um eine Video-Übertragung herzustellen. Ihr spart also direkt zu Beginn eurer Session etwas Zeit.
• Weiterhin würde ich euch empfehlen, unter «Audiotyp» gleich «Computeraudio» als Standard festzulegen. Somit bewegt ihr eure Teilnehmer davon weg, ihre Smartphones als Medium zu nutzen. Dies geht nämlich fast immer mit einer verzögerten Übertragung von Bild und Ton einher, was den Flow der Video-Konferenz stören kann.
• Mit der Aktivierung von «Beitritt vor Moderator» nehmt ihr vor allem ungeübten Usern etwas Stress weg. Die sind nämlich meist schon ein gutes Stück vor Beginn des Meetings am Start. Wenn sie sich dann nicht einloggen können, kommt automatisch Nervosität auf.
• Der nächste Schritt führt links über die Rubrik «Im Meeting (Erweitert)». Hier solltet ihr die Funktion «Breakout-Room» aktivieren. Somit erschafft ihr die Option, euch zum Beispiel mit einzelnen Teilnehmern abseits der Gruppe auszutauschen.
• Wenn ihr über Zoom Webinars oder Schulungen abhalten möchtet, dann empfiehlt es sich, das «Aufmerksamkeitstracking» zu aktivieren. Damit könnt ihr als Host erkennen, wenn sich eure Teilnehmer während der Session nicht auf Zoom konzentrieren. (Facebook, Pacman, usw.).
• Wenn ihr die Funktion «Warteraum» aktiviert, dann könnt ihr eure Teilnehmer zunächst dort parken, um sie zu einem späteren Zeitpunkt in die Session zu holen.
• Nutzt ihr eine kostenpflichtige Version von Zoom, dann stehen euch noch viele weitere Funktionen zur Verfügung. Ihr könnt zum Beispiel euer Webinar auf Social-Media-Kanälen live streamen.

Zoom als Host – die wichtigsten Funktionen

Dass ihr als Gastgeber eines Video-Meetings auf Zoom mehr Funktionen als eure Teilnehmer zur Verfügung habt, versteht sich bestimmt von selbst. Hier mal die wichtigsten Funktionen, die ihr während der Session nutzen könnt.

• Zuerst gilt es, eure Meeting-ID herauszufinden, indem ihr auf den obersten Rahmen des Zoom-Fensters schaut. Oder ihr klickt oben links auf das Info-Icon. Die ID benötigt ihr zum Beispiel, wenn sich jemand in eure Session einwählen möchte.
• Interessanter ist allerdings der untere Bereich des Zoom-Fensters. Von Links beginnend könnt ihr über die erste Funktion «Teilnehmer einladen». Entweder aus euren Zoom-Kontakten, aus Zoom-Rooms oder per E-Mail.
• Als nächstes habt ihr Zugriff auf die «Teilnehmer-Verwaltung». Öffnet diese von Anfang an! Diese Funktion ist essentiell, wenn ihr gerade bei grösseren Meetings, Webinars, usw. die Reaktionen eurer Teilnehmer im Auge behalten wollt.
•  In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich auch, von Anfang an die «Chat-Funktion» zu aktivieren. Tipp: Bei grösseren Sessions solltet ihr euch ein Moderator bzw. Co-Host an die Seite holen, der die Chatfunktion für euch übernimmt. Sonst wird es stressig! Dazu einfach im Chatfenster auf «Mehr» klicken und einen Co-Host einladen.
• Eine weitere, wichtige Funktion ist die «Breakout-Session». Hier lässt sich das Video-Meeting auf verschiedene Räume aufteilen. Somit könnt ihr beispielsweise verschiedene Gruppenarbeiten ins Leben rufen.
• Die «Umfrage»-Funktion erklärt sich quasi von selbst. Allerdings empfehle ich euch, die Umfrage schon vor der Session zu erstellen, um während des Meetings keine Zeit zu verlieren.
• Die «Bildschirmfreigabe» lässt sich natürlich auch als Host während der Session aktivieren.      

Unterschied zwischen Webinar & Meeting bei Zoom

Eine Frage, die mir oft gestellt wird, ist die nach dem Unterschied zwischen Webinar und Online-Meeting auf Zoom. Die meisten von euch nutzen wahrscheinlich die kostenlose «Basic-Version» oder die «Pro-Version» der Software. Wenn ihr nun ein Webinar hosten möchtet, erscheint zunächst die verwirrende Mitteilung, dass dies nicht möglich ist. Das stimmt nicht ganz.

Es hängt nämlich damit zusammen, wie Zoom den Begriff «Webinar» definiert. Bei einem Webinar wird hier davon ausgegangen, dass man eine sehr breite Zuschauermenge anspricht: Bis zu 2.000 Personen. Zudem übernimmt das Publikum gemäss Zoom bei einem Webinar eine passive Rolle. Ganz anders als bei einem Online-Meeting, wo sich die Beteiligten aktiv austauschen. Kurz: Webinar ist ein Monolog – Online-Meeting ein Dialog. Bei einem Online-Meeting auf Zoom wird auch «nur» von einer maximalen Teilnehmerzahl von circa 500 Leuten ausgegangen.

Wenn ihr demnach eine globale Online-Konferenz mit zigtausend Teilnehmern auf die Beine stellen möchtet, dann ist das Zoom-Webinar ideal. Ihr redet – der Rest hört zu. Klar könnt ihr auch hier eine Q&A-Session starten oder die Chat-Funktion aktivieren, wenn ihr Feedback erhalten möchtet.

Im Rahmen eines Online-Meetings mit der Pro-Version von Zoom könnt ihr ganz locker ein Webinar für bis zu 200 Personen führen. Die Funktionen der Software sind dann zwar nicht ganz optimal, aber dennoch völlig ausreichend.    

Live Webinars mit Zoom veranstalten

Mit der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung könnt ihr im Handumdrehen Live Webinars via Zoom starten.

• Öffnet die App, klickt links auf «Webinar» und dort auf «Webinar planen».
• Auf der neuen Seite könnt ihr dann alle Eckdaten eintragen und abschliessend mit «Planen» bestätigen.
• Am Tag des Events geht auf die Desktop-App. Auf «Home» seht ihr das geplante Webinar, das ihr von hier aus «Starten» könnt.
• Klickt im Pop-Up-Fenster auf «Per Computer dem Audio beitreten».
• Um die aktive Teilnahme der Zuschauer zu ermöglichen, müsst ihr auf der rechten Seite unter «Teilnehmer» jeweils auf «Spracherlaubnis» klicken.
• Falls es zu viel wird, könnt ihr hier die Teilnehmer jederzeit auf stumm schalten. 😉

Wenn ihr im Rahmen des Webinars Content liefern möchtet (beispielsweise eine Präsentation), dann geht wie folgt vor:

• Zunächst unten in der Menüleiste die «Bildschirmfreigabe» aktivieren. In diesem Fall: «Nur Host».
• Wählt den Bildschirm, den eure Zuschauer sehen sollen. Und schon kann euer Publikum mitverfolgen, was ihr auf eurem Computer veranstaltet.
• Bei einer PowerPoint-Präsentation würde ich euch empfehlen, das Präsentations-Fenster zu verkleinern. Simultan könnt ihr dann nämlich die Zoom-Fenster minimieren und habt somit die Reaktionen eurer Zuschauer im Blick. Ist die Präsentation vorbei, dann beendet auch die Bildschirmfreigabe und aktiviert die Video-Funktion, damit euch eure Zuschauer wieder voll auf dem Bildschirm haben.
• Zum Beenden des gesamten Webinars / Online-Meetings klickt einfach ganz rechts in der Menüleiste auf «Meeting beenden».

 Ich hoffe, dass ich euch mit diesem Artikel zur Videokonferenz-Software «Zoom» weiterhelfen konnte. Gerne könnt ihr euch auch meine Video-Tutorials zum Thema zu Gemüte führen. Wenn ihr Fragen oder Anregungen habt, freue ich mich schon auf eure Kommentare zum Beitrag.